Сколько хранятся приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам

Содержание

Приказ на отпуск по беременности и родам: образец, правила составления и оформления

Последнее обновление: 15.02.2020

Приказ на отпуск по беременности и родам – это документ, который имеет юридическую силу и принимается работодателем в установленном порядке. Это основание для освобождения женщины от трудовой деятельности и получения выплат.

Право на декрет предоставляется в соответствии сост. 255 ТК РФ, необходим заявительный порядок. Основанием для вынесения приказа является больничный листок, выдаваемый в женской консультации.

Ввиду того, что приказ – это юридически значимый документ, необходимо соблюдать форму, правила и порядок составления.

Когда и на какой срок беременные сотрудницы уходят в отпуск?

Когда женщина имеет право уйти в декрет, а, следовательно, когда выносится соответствующий приказ на отпуск по беременности и родам? В соответствии со ст.

255 ТК РФ, женщина, находящаяся в состоянии беременности, имеет право на законный отпуск. Он в свою очередь состоит из двух частей: отдых по беременности и второй отпуск, связанный с рождением младенца, воспитанием ребенка.

Продолжительность первого варьируется в пределах следующих показателей:

70 дней до предварительной даты родов и еще 70 дней после – общее правило, при котором сотрудница вынашивает одного ребенка и при этом нет патологий.
Если детей двое или больше – продолжительность отпуска до родов увеличивается на 14 дней.
В случае, когда роды сопровождались осложнениями, патологиями – после родов дается не 70, а 86 дней.
В случае, если родилось двое детишек или более, после родов женщина получает 110 дней на восстановление.

Для получения отпуска следует предоставить лист временной нетрудоспособности, который выдается администрацией женской консультации. Порядок и основания выдачи листа регламентируются Приказом Министерства здравоохранения № 624н от 2011 года.

Второй вид отпуска, связанный с воспитанием и поддержанием новорожденного, по общему правилу длится 3 года. Однако, за женщиной сохраняется право выйти из отпуска в любой момент, часто мамы возвращаются на работу спустя 1,5 года.

Обратите внимание! Несмотря на то, что отпуск по уходу за малышом длится 3 года, из них оплачиваются только 1,5 года. Именно поэтому, спустя 1,5 года девушки чаще всего возвращаются на рабочее место.

Порядок оформления отпуска по беременности

Приказ работодателя о выходе сотрудницы в декрет – законное основание для ее дальнейшего отсутствия на рабочем месте

Оформление декрета складывается из последовательных несложных шагов, каждый из которых обязателен к исполнению:

На 30 неделе беременности сотрудники женской консультации выдают будущей маме лист временной нетрудоспособности. Это актуально в том случае, если беременность протекает без отклонений, в случае, если есть проблемы, лист может выдаваться ранее.
Полученный лист нетрудоспособности сотрудница направляет в отдел кадров работодателя. Если рабочих мест несколько, то в больнице могут выдать 2 и более экземпляров больничного листа.
Также сотрудница пишет на имя руководителя организации, в которой она работает, заявление. Нет строгой формы, оно может писаться от руки свободно, сотрудники отдела кадров подскажут.
После того как документы поданы, специалисты-кадровики совместно с руководителем предприятия составляют приказ о выходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам. С момента вынесения начисляются и выплачиваются пособия, компенсации, связанные с выходом в декрет.

Общий порядок оформления декрета не требует от работницы серьезных усилий, большую часть работы проводит администрация работодателя. задача сотрудницы – регулярно ходить в женскую консультацию, встать на учет и обследоваться по необходимости.

Пакет документов для оформления отпуска по беременности

Беременная предоставляет всего несколько документов, дальнейшее оформление необходимых бумаг – забота работодателя

Для того, чтобы оформить отпуск по беременности, следует не только придерживаться вышеуказанного алгоритма действий, но и собрать нужный пакет документов. В отдел кадров следует подать:

Лист временной нетрудоспособности, отражающий продолжительность отпуска.
Справка о постановке на учет в женскую консультацию. Он в дальнейшем необходим, если девушка встала на учет до 12 недели и имеет право на получение соответствующего пособия.
Заявление на имя работодателя, написанное в свободной форме.
Паспорт, удостоверяющий личность заявительницы.
Справка о доходах на протяжении последнего года, которая в некоторых случаях не требуется, ведь все данные есть внутри организации.
Реквизиты банковской карты или счета, на который следует переводить денежные средства.

Как правило, больше ничего подавать не нужно, это исчерпывающий пакет документов. Если мест работы несколько, работодатели имеют право запросить дополнительные бумаги, этот вопрос решается индивидуально.

Для того, чтобы сориентироваться в написании документа, можно скачать образец заявления на отпуск по беременности:

Скачать образец заявления на отпуск по беременности и родам

Образец для получения отпуска по уходу за ребенком до достижения 3 лет:

Скачать образец заявления на отпуск по уходу за ребенком

Можно ли совместить ежегодный и декретный отпуска?

Положения законодательства указывают, что совмещать несколько отпусков нельзя, но полноправно получить оба женщина может. На практике это достигается следующими способами:

Ежегодный оплачиваемый отпуск берется накануне отпуска по беременности, то есть девушка сначала отдыхает положенные месяц-полтора, затем выходит из официального отпуска и уходит в связи с беременностью.
После того, как выносится приказ о выходе в декретный отпуск, девушка перестает выходить на работу. С момента окончания «беременного» отдыха, начинается заслуженный отпуск, который полагается каждому сотруднику.
Отказаться от отпуска и получить компенсацию.

Правила оформления и составления приказа на отпуск по беременности

Приказ на отпуск по беременности и родам издается после подачи женщиной соответствующего заявления и сопроводительных документов

Процесс подготовки и вынесения приказа о выходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам ложится на плечи работодателя. Самой будущей маме можно не волноваться по этому поводу. Она должна лишь подать документы и убыть на заслуженный отдых, а оформлением документа займутся уполномоченные сотрудники. Практика позволяет установить следующие правила оформления приказа:

В подготовленном приказе должны быть подписи руководителя предприятия, либо уполномоченного лица, имеющего право на заверение документов.
Сама сотрудница обязательно знакомится с текстом приказа, подтверждением чего выступает ее подпись. Это обязательное условие при подготовке и оформлении приказа.
Для составления документа применяется типовой бланк Т-6, он предназначен для оформления любого отдыха, в том числе связанного с беременностью и родами.
Раздел А не используется, он будет заполняться только в том случае, когда человек выходит в ежегодный отпуск.
Раздел Б приказа должен быть заполнен – ставится информация об официальном наименовании отпуска, его продолжительности по правилам, установленным ранее, первоначальная и окончательная дата декрета.

Приказ имеет колоссальное значение, он выступает основанием для проведения расчета декретных выплат; внесения записи в личную карточку работницы; отметки о законном отсутствии сотрудницы на рабочем месте.

Распространённые ошибки при составлении приказа

Ввиду того, что приказ работодателя по беременности и родам – это важный документ, имеющий юридическое значение, следует правильно его составлять. В связи с этим, следует учитывать наиболее распространенные ошибки, возникающие в процессе составления приказа:

Заполняется раздел А, при этом часть Б остается незаполненным, это в корне неверно. Если раздел не будет заполнено, либо оформится не полностью – приказ не будет иметь юридического значения.
Сотрудница ознакомилась с текстом, но при этом не поставила подпись. Ознакомление – обязательный этап оформления декретного отпуска, поэтому соблюдать его нужно неукоснительно.
Неправильное название отпуска – такие формулировки, как декрет или декретный отпуск – неправомерные, их нельзя использовать при оформлении приказа. Наименование отпуска – по беременности и родам.
Неправильно указывается продолжительность отпуска.
Допускаются ошибки в написании ФИО сотрудницы, это могут быть банальные опечатки.

Указанные положения распространены на практике, поэтому как сотрудникам отдела кадров, так и самой будущей маме следует серьезно отнестись к прочтению и оформлению приказа. Наличие ошибок и исправление – основание для признания документа ничтожным, неправомерным.

Оформление приказа на выплату пособия по беременности и родам

Приказ на выплату пособия, в отличие от приказа о выходе сотрудницы в отпуск, издается в произвольной форме. Здесь нет определенной формы, при этом последовательность действий идентична тем, что были описаны ранее. Алгоритм складывается следующим образом:

После того, как сотрудница подала все необходимые документы в отдел кадров, специалисты оформляют как приказ на отпуск, так и приказ на выплату пособий.
Информация передается в бухгалтерию, где происходит расчет ежемесячного пособия, единоразовой компенсации по выходу в отпуск – определяется материальная сторона вопроса.
После того, как приказ подписан будущей мамой и руководителем, он направляется в бухгалтерию для начисления денежных средств женщине.

На практике составление обоих приказов происходит параллельно, ведь эти составляющие неразрывны – выход в отпуск и начисление компенсаций. Если работодатель затягивает и средства не поступают на счет, следует обратиться к руководителю и уточнить информацию.

Образцы приказов на отпуск и на выплату пособия по беременности

Для того, чтобы понимать, что это вообще такое, следует ознакомиться с образцами приказов о декретном отпуске. Если приказ об отпуске выносится в типовой форме, то второй формируется произвольно. Составление последнего документа происходит по общим правилам внутреннего делопроизводства компании, поэтому его структура и содержание могут меняться.

Образец приказа о выходе сотрудницы в отпуск скачивается по ссылке:

Скачать образец приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам

Пример приказа на получение выплат сохранится по ссылке:

Скачать образец приказа о выплатах по беременности и родам

Беременность и роды – прекрасная пора в жизни каждой женщины и семьи в целом. Если будущая мама официально трудоустроена, работодатель обязательно должен вынести приказ об отпуске и пособиях.

Он, в свою очередь, выступает основанием для отсутствия сотрудницы на рабочем месте, получения компенсационных выплат, внесения записи в личную карточку сотрудницы.

Ввиду того, что приказ – юридически значимый документ, в процессе его составления нельзя допускать ошибки, недочеты и исправления.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/prikaz-na-otpusk-po-beremennosti/

Сроки хранения приказов по беременности и родам. Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Хочу уточнить, приказы на отпуск (ежегодный, без сохранения, ученический) хранятся 5 лет.А сколько хранятся приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет — 75 лет? Если разные сроки хранения, то какая должна быть нумерация? отдельная?спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

По личному составу;

По основной деятельности;

По административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Вам будет полезно узнать о Сроке хранения приказов на командировку в материале по ссылке.

Первая группа — приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О предоставлении отпуска по беременности и родам;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

4. Охрана.

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Сроки хранения документов

Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы , а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет.

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света ( Положения, утвержденного ). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в Правил, утвержденных .

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация ( , Правил, утвержденных ). Документы с истекшим сроком хранения ( Правил, утвержденных ).

Кроме того, в соответствии с этой же нормой, она имеет право досрочно выйти на работу, не дожидаясь окончания срока отпуска по уходу за ребенком.

Образец заявления о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком скачать Образец приказа о досрочном прекращении отпуска по уходу за ребенком скачать Процедура восстановления утерянных приказов Ответственность за организацию хранения всех документов в организации несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Как оформить отпуск по беременности и родам и выход из него Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Внимание

Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска.

Важно

Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам?

Так же следует поступить, если работнице необходимо дождаться перевода на другое место работы (например, если вакансия освобождается в ближайшее время). В любом случае необходимо исходить из того, что беременная работница не должна подвергаться воздействию неблагоприятных факторов, указанных в заключении.

Инфо

Время освобождения от работы беременной работницы необходимо правильно отразить в табеле учета рабочего времени.

Форма № Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (НО) или цифровой (34) код, а нижние строки остаются незаполненными (Пример 8).

УСЛОВИЯ ТРУДА РАБОТНИЦЫ В ПЕРИОД БЕРЕМЕННОСТИ Даже если специального медицинского заключения у беременной работницы нет, она все равно вправе претендовать на определенные условия труда.

СанПиН 2.2.0.555-96 «Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин.

Банк экспертных заключений

В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору (Пример 5) и приказ о переводе работника, который оформляется по унифицированной форме № Т-5 или по форме, утвержденной в организации (Пример 6).

ЕСЛИ РАБОТНИЦУ НУЖНО ОСВОБОДИТЬ ОТ РАБОТЫ Если работница обратилась с заявлением о переводе и приложила медицинское заключение, это не значит, что она обязана переходить на любую должность, предложенную работодателем, поскольку в законодательстве такой обязанности не предусмотрено.
Поэтому если стороны не пришли к соглашению, на какую должность переводить работницу, или у работодателя нет вакантных должностей, то работодатель обязан освободить работницу от работы в силу части второй ст.
254 ТК РФ с сохранением среднего заработка (Пример 7).

Приказ на дополнительный отпуск по беременности и родам: образец 2018

Работница имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы у данного работодателя (ст.

260 ТК РФ). Если беременная работница проходит необходимое медицинское обследование, организация обязана сохранять за ней средний заработок на этот период (часть третья ст.

254 ТК РФ).

Что касается последнего пункта, обычно работодатели просят работниц предупреждать об их планируемом отсутствии в связи с медицинским обследованием.

Однако даже если работница не сделала этого, но принесла подтверждающие документы о прохождении такого обследования, то наказывать работницу работодатель не имеет права. Полагаем, что во избежание конфликтов следует попросить работницу оформить соответствующее заявление (Пример 9).

Кадровые хлопоты с беременными работницами

Не должны выполняться производственные операции, связанные с подъемом предметов выше уровня плечевого пояса, подъемом предметов труда с пола, наклоном туловища более 15 градусов.

Не допускается работа без естественного света (п. 4.1.9).

Не допускаются работы, связанные с использованием видеодисплейных терминалов и персональных электронно-вычислительных машин (п. 4.1.10).

Постоянная работа сидя, стоя, перемещаясь (ходьба) исключается (п.

4.2.1).

Рабочее место беременной женщины оборудуется специальным вращающимся стулом, имеющим регулируемые по высоте спинку, подголовник, поясничный валик, подлокотники и сиденье (п. 4.2.2).

Рабочая поверхность стола должна иметь вырез в столешнице для корпуса, округленные углы (п.

4.2.4). Рабочий стол, производственное оборудование должны иметь пространство для ног определенных размеров (п. 4.2.5).

Приказ на отпуск по беременности и родам

Источник: https://passport13.com/permit/sroki-hraneniya-prikazov-po-beremennosti-i-rodam-srok-hraneniya/

Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы

Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

[3]

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить.

Срок хранения личных заявлений работников

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Сроки хранения личных заявлений работников

— крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел.

Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха.

Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

— заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п. 584, 699 Перечня),

— заявления, входящие в состав личного дела работника — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно — в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); — заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня);

— заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п.

Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

Организационные.
Распорядительные.
К ним относятся приказы, указания.
Справочно-информационные.

Читайте так же: Оформление декретного отпуска

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.

Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей.

Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений.

Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

— государственные, муниципальные организации — 10 лет;

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/srok-hraneniya-zayavlenij-na-otpusk-skolko-hranyatsya-dokumenty/

Приказ о предоставлении отпуска работнику: как оформить, когда издается, его отмена, срок хранения, образец

Чтобы отправить сотрудника отдыхать, кадровому работнику необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Подскажем, как это правильно сделать, когда следует издать соответствующее распоряжение. И также выясним, каков срок хранения этого документа.

Как оформить приказ о предоставлении отпуска

Основанием для издания приказа является заявление работника на предоставление ему одного из видов отпусков. Документ составляется в свободной форме. Главное требование к его содержанию — это указание вида запрашиваемого отпуска, например, ежегодный трудовой или педагогический.

В какие сроки издаётся документ

Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск. Это делается для того, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить ему отпускные.

Образец и правила заполнения приказа на трудовой отпуск

Заполняется документ строго по форме Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для коллектива работников).

Образец приказа на очередной оплачиваемый отпуск одного работника

Как составить правильный приказ на декретный отпуск

При оформлении приказа на отпуск по беременности и родам нужно не только иметь соответствующее заявление от работника, но и оформленный по всем правилам больничный лист. Чтобы заполнить приказ, достаточно внести в графу Б сведения о длительности отпуска. Все необходимые данные можно взять из предоставленного работницей больничного.

Образец приказа на отпуск по беременности и родам (заполняется графа Б.)

Кто подписывает распоряжение на отпуск

Заверять своей подписью документ имеет право директор компании или другое лицо, которому вменена такая обязанность. Кроме того, документ обязательно подписывается работником, уходящим в отпуск.

Исправление ошибок, допущенных при оформлении документа

В самом приказе ошибки недопустимы. Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.

Как отменить приказ

Уже существующий приказ отменить нельзя. Может быть лишь составлен новый приказ с указанием всех необходимых корректировок.

Таблица: как должна оформляться выписка

Правила оформления	Требования
При изложении констатирующей части она цитируется в полном объёме	Как правило, эта часть начинается словом «Приказываю»
Из распорядительной части изымается отдельный пункт	Изымаемый пункт должен касаться темы выписки

Где хранятся приказы на отпуск, срок их хранения

Как и многие другие кадровые документы, приказы должны храниться от 5 до 75 лет. Всё это время они обязаны находиться в специальном архиве. При этом сроки хранения приказов различаются. В течение 5 лет нужно сохранять следующие виды:

о предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска;
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
о предоставлении учебного отпуска.

Приказы по личному составу нужно хранить 75 лет. Перечень приведён ниже:

о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы.

По какой форме заполнить журнал учёта приказов

По правилам кадрового делопроизводства все приказы обязательно фиксируются в соответствующих журналах. В журнал учёта приказов на отпуск вносятся документы со сроком хранения 5 лет, а в журнал регистрации приказов по личному составу — документы, хранящиеся 75 лет. Заполнять и те, и другие необходимо по мере издания очередного распоряжения.

Законодательно утверждённой формы журнала регистрации приказов нет, каждая компания разрабатывает этот документ самостоятельно. Пример заполнения основного раздела журнала приведён ниже.

В журнал учёта приказов вносят номер и дату документа, основание для его издания, а также Ф. И. О. уходящего в отпуск сотрудника

Перед тем как отправить работника в отпуск, следует оформить соответствующий приказ.

Как правило, основанием для этого является собственноручно написанное заявление сотрудника на предоставление ему отпуска.

Заполняется документ строго по форме Т-6 или Т-6а (её выбор зависит от числа работников, отправляющихся на отдых).

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/prikaz-o-predostavlenii-otpuska.html

Оформление отпуска по беременности и родам, пошаговая процедура

Юридического понятия «Декретный отпуск» в российском законодательстве не существует. Под ним понимается отпуск по беременности и родам, и дальнейший отпуск по уходу за своим ребёнком.
Право на такой отпуск гарантировано женщинам ст. 255 ТК РФ и ст. 256 ТК РФ.

Отпуск делится на разные типы: 1.

По беременности и родам (отпуск по БР): — на 70 календарных дней до дня родов и на такое же количество дней (всего 140) — после рождения малыша; — на 70 календарных дней до дня родов и на 86 дней после рождения ребенка (всего 156) — если роды были осложненными;

— на 84 дня до дня родов и на 110 дней после родов (всего 194) — при рождении двух и более детей (в случае многоплодной беременности).

2. По уходу за ребенком до полутора лет(отпуск по УР).

3. По уходу за ребенком до трех лет (отпуск по УР).

Таким образом, пособия, которые выплачиваются в разные типы отпуска, условно можно назвать так: пособие по БР и пособие по УР.

Действующие законы указывают на то, что кроме официально трудящихся женщин, существуют иные категории женщин, которые могут претендовать на пособие по БР: • Учащиеся-очники в вузах, техникумах и училищах;

• Женщины, лишившиеся работы ввиду закрытия предприятия или ИП, а также ввиду сокращения штата работников.

Перечень расширяется относительно пособия по УР и он дополнительно включает в себя следующие категории лиц: • Граждане России, которые живут заграницей и проходят служебную командировку; • Иностранные граждане, беженцы, лица, не имеющие гражданства, которые длительное время проживают в РФ;

• Зарубежные граждане и лица, у которых отсутствует гражданство, но с официально оформленным страхованием.

Также нужно сказать следующее: когда кончается отпуск по БР, женщина может вернуться на работу, а уход за ребенком (который официально длится, пока ребенок не достигнет возраста полутора лет) доверить близким родственникам или опекунам, если таковые имеются. Отпуск по УР может быть поделен на части между теми, кто может его получить.

Кто обязан выплачивать декретные?

Федеральный Закон 255 (принят 29 декабря 2006 года) указывает на то, что пособия обязаны выплачивать следующие лица: • ИП, хозяйства фермерского и крестьянского типов; • Юридические лица, официально оформившие свою предпринимательскую деятельность внутри страны (не имеет значения, зарубежная это компания или российская);

• Физические лица, которые не считаются ИП.

Закон также указывает на то, что предприниматели могут сократить уплату взносов в ФСС до суммы, равной уплаченным пособиям.

Оформление декретного отпуска

Определение даты начала и конца декретного отпуска

Декретный отпуск по беременности начинается с того момента, как акушер-гинеколог выписывает лист нетрудоспособности на 30 неделе беременности. Чтобы определить, когда он закончится, к первому нерабочему дню прибавляется еще 140 дней.

Следующий день по окончании этого периода будет относится уже к отпуску по уходу за ребенком, в который работающая женщина может уйти по своему желанию. В случае, если ожидается двое и более малышей, то больничный выдается раньше на две недели, т. е.

в 28 недель беременности и закрывается только через 194 дня.

Особый случай представляют роды с осложнениями. Ведь даже при нормально протекающей беременности, не говоря уже о проблемной, даже самый отличный гинеколог не сможет предсказать ее течение. Поэтому, если роды признаны осложненными, роженице выписывается еще один больничный лист сроком на 16 дней, которые могут быть предоставлены по ее желанию сразу же после окончания положенных 140 дней.

Работодатель не имеет права уволить беременную работницу и обязан предоставить полагающийся ей отпуск.

Документы для предоставления на предприятии:

Работнице необходимо подать в кадровую службу предприятия пакет документов, который состоит из: — заявление на имя руководителя предприятия, содержащее просьбу о предоставлении декретного отпуска и выдаче причитающегося пособия; — справку, полученную в женской консультации медицинского учреждения, удостоверяющую о постановке на учет; — оформленный врачом гинекологом надлежащим образом больничный лист о наступлении беременности и предстоящим родам;

— справку с различных предприятий о заработной плате, если женщина трудилась не в одной организации за два предшествующих до выхода в отпуск года.

Документы рассматриваются работодателем в продолжение десяти календарных дней. Начисленные к выдаче денежные средства выдаются ей в день выдачи ближайшей заработной платы, которое установлено предприятием.

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать такую информацию:

— шапку (от кого — кому, с указанием ФИО и должности); — название документа; — просьбу предоставить отпуск по беременности и родам с указанием дат (на основании больничного листа); — просьбу начислить положенные пособия (по желанию заявительницы); — удобный способ перечисления средств (например, на карту, или почтовым переводом); — список приложений (больничный лист, если есть — справка из женской консультации о ранней постановке на учет по беременности);

— дату, подпись, фамилию и инициалы заявительницы.

Приказ работодателя о предоставлении отпуска

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой № Т-6. Если работодатель отказался от использования унифицированных форм, приказ на декретный отпуск оформляется по форме, которую работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает.

Приказ издается руководителем организации, в которой работает женщина, на основании поданного ею заявления и листа нетрудоспособности.

Приказ должен содержать такие данные: — шапку с реквизитами организации, название документа; — суть вопроса (предоставить сотруднице отпуск по беременности и родам с указанной дат его начала и окончания согласно больничному); — дополнительно — назначить сотруднице выплату денежных пособий; — список оснований (заявление работницы, больничный, справка от гинеколога); — должность, подпись, фамилию руководителя организации, дату;

— список ознакомления (можно писать фамилии ознакомившихся от руки).

Отпуск перед декретом

Многим будущим мамам тяжело работать с приличным животиком еще до наступления долгожданных 30 недель.

Для таких случаев российским законодательством предусмотрено предоставление очередного ежегодного отпуска заранее перед декретным, несмотря на то, что он был запланирован работодателем по календарному графику отпусков на более позднее время.

Длиться такой отпуск, как обычно, 28 календарных дней или больше для установленных категорий работниц с особыми условиями работы.

Однако, беременная женщина может воспользоваться таким правом только при условии неиспользованного отпуска за текущий период работы. В случае же, если работница взяла такой отпуск заранее, а при выходе из отпуска по уходу за ребенком уволилась и не отработала этих дней, то с нее будут вычитаться отпускные.

Расчет декретных

Пособие высчитывается за 10 дней до начала отпуска. При этом для соблюдения ее прав пособие по БР должно быть рассчитано максимально точно. При расчете используется формула, учитывающая доход за два года.
Результат — заработок за один рабочий день. Этот показатель нужен для того, чтобы высчитать выплаты на отпуск, рекомендуемый врачами.

Итак, для расчетов проводятся следующие шаги.
Среднедневной доход рассчитывается путем сложения всех заработков за два года и деления их на то количество дней, когда женщина находилась на работе.

Для примера возьмем следующую ситуацию. В 2012 году Сидорова С.С. начала трудиться в ООО НПЗ. 25 декабря 2014 года ей было положено уйти в отпуск по БР, который длился бы 140 дней. Заявление по поводу отпуска было предоставлено 1 января 2015 года. Теперь рассчитываем сумму пособия по БР.

Для начала нужно узнать количество трудовых дней за 2013 и 2014 годы. Оно будет равняться 730 дням. За пару лет работы на данном предприятии у Смирновой С.С. не было ни одного дня, который нужно было бы вычесть из расчетного периода. В 2013 году ее суммарный доход был равен 700 тысячам рублей, а в 2014 — 730 тысяч рублей.

Исходя из законодательства, мы не можем взять в расчет реально заработанные деньги за конкретный период, поскольку государство уже установило предельное значение: — на 2013 год в размере 568 тысяч рублей. — на 2014 год — 624 тысячи рублей

— на 2015 год — 670 тысяч рублей.

Понятно, что и расчет производится исходя из максимально установленных значений, а реальный заработок не учитывается.

Следующим шагом станет расчет дневного заработка. Пользуясь формулой, получим 1632, 9 рубля. В 2014 году работница трудилась включительно до конца года и за декабрь она получила полную зарплату. На следующем этапе из общего количества отпускных дней вычитаются семь дней. Таким образом, 133 дня нужно умножить на 1632,9.

Таким образом, размер оплачиваемого декретного больничного составит 217175, 7 рублей.

Рассчитать сумму страхового пособия можно на сайте ФСС с помощью онлайн-калькулятора (http://portal.fss.ru/fss/sicklist/guest).

Предоставление отпуска по беременности и родам 2016 г.: пошаговая процедура:

1. Получить от работника заявление об отпуске и листок нетрудоспособности (больничный лист).

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию об отпуске (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

2. Получить от работника заявление и справку из медицинского учреждения, подтверждающую постановку на учет в ранние сроки беременности.
Заявление заполняется непосредственно работником.

3. Зарегистрировать заявления в журнале регистрации заявлений.

4. Издать приказ о выплате единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности.

5. Издать приказ о предоставлении отпуска работнику.

6. Зарегистрировать приказы в журнале регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет.

7. Ознакомить работника с приказами. Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись — в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

Если невозможно ознакомить работника с приказом или он отказывается от проставления подписи, на приказе необходимо сделать запись: «Ознакомлена, от подписи отказалась» или «Ознакомить под подпись невозможно по причине…».

8. Рассчитать и выплатить пособие по беременности и родам.

Пособие по беременности и родам выплачивается застрахованной женщине в размере 100 процентов среднего заработка при наличии страхового стажа не менее 6 месяцев.

Женщины, вставшие на учет в медицинском учреждении в ранние сроки беременности (до 12 недель) имеют право на единовременное пособие дополнительно к пособию по беременности и родам.

Срок: в течение 10 календарных дней со дня обращения работника.

9. Отразить отпуск по беременности и родам в табеле учета рабочего времени.
Отражается весь период отпуска по беременности и родам: напротив фамилии работника в верхних строках проставляется буквенный «Р» или цифровой «14» код, а нижние остаются незаполненными.

10. Внести сведения в личную карточку

Источник: http://hr-elearning.ru/oformlenie-otpuska-po-beremennosti-i-rodam/